Hi again! I thought I’d follow up last weeks feature rundown with some other cool stuff we’re doing.

Since we, like most developers, spend our days submerged in tooling. Maven, Jenkins, Eclipse, JRebel and tons more. At Polopoly, we try to be dilligent about contributing back fixes to Open source projects we use. You can find patches, bug reports and pull requests from us on everything from Velocity and SolR to jQuery UI and Firefox.

As of a few weeks ago, we’ve started pushing up some of our own stuff on our GitHub account, and since we’d love pull requests, I thought I’d just write about them a bit.

Here you’ll find, amongst others, two Maven plugins to make life easier when dealing with Less CSS and unminified and unconcatenated Javascript. You’ll also find patches we’ve done to Jenkins plugins for Git and EC2 that haven’t made their way back to core yet and a JRebel plugin that allows you to update files on content from JRebel, without having to reimport them by reading them from the file system instead. If you deal a lot with output templates in plugins, it allows you to re-read the velocity files as you go.

And you’ll also find one plugin for Eclipse, pp-eclipse, that contains a life saving feature when you’re dealing with a ton of input templates, ”Open by external id”. Pressing Shift+Alt+P gives you the familiar ”Open Type” dialog, but with content instead. It does this by indexing all the XML in your project, and is in general pretty awesome. It also contains a shortcut to import Content XML quickly, Shift+Alt+X.

As I said, a few very useful tools that we’d love to get your contributions on.

This blog post is written by Marcus Frödin from Atex Polopoly. We at polopolyforum.se is glad to see that Marcus is contributing to the community. More about Marcus later on.

If you’re in any way tapped in to the Atex universe it must’ve been hard to miss the mass of Tablet-related material we’ve been pushing in the last few months. And for good reason! The team has been hard at work creating what I think is an awesomely cool product that finally takes the correct approach to production for tablets.

But one thing that’s a bit of a shame with this tablet craze is that our continuous development of new stuff in Polopoly gets the PR backseat. So I thought I’d change that by just showcasing a bunch of the new features we’ve been releasing in the two developer releases we’ve put out this year: 10.1-DR1 and 10.1-DR2.

What makes me especially proud are the small things we continually add that make Polopoly a nicer place to spend your day, whether you’re a developer or an editor.

Autosave

For example, for DR1, we added autosave. For anyone who’s ever finished a text and gone away lunch only to find that they forgot to click save and everything’s gone — well, no more! As of DR1, all articles are auto saved every few minutes, and every time you switch away from the tab of that article. And if you’re logged out, you’ll find all your old content on your desktop when you log in again. If you already had a previous version saved, you’ll get the option to revert back to that version or to keep working on your saved one. Developers can add this feature to other content by simply adding the parameter <param name=”enableAutosave”>true</param> to the input templates they want to hook up.

Conditional layouts

And for developers, one small thing we’ve added is conditional layouts, via the com.polopoly.cm.app.widget.LayoutCondition interface. By implementing this interface, you can make any layout conditionally visible, depending on whatever you chose, such as permissions. Simply create an input template,

<input-template name="p.Example.it">
<policy>com.polopoly.cm.app.quickcreator.widget.HideWhenUserHasPageLayoutCondition</policy>
</input-template>

And a content that uses this input template,

<content>
<metadata>
<contentid><major>Content</major><externalid>p.Example</externalid></contentid>
<input-template><externalid>p.Example.it</externalid></input-template>
</metadata>
</content>

And you can now refer from it in any layout by adding the idparam layout-condition:

<layout name="xyz" input-template="p.Page">
<idparam name="layout-condition">
<externalid>p.Example</externalid>
</idparam>
</layout>

Ipso presto! This is something we know every project does in some fashion, and it so it felt reasonable to add product support for it.

And of course, these are just two of the many small new features we’ve added – download and check it out.

Om någon frågade dig vilka för- och nackdelar du tycker Polopoly CMS har som helhetslösning vad skulle du svara då? Det kan gälla allt ifrån tekniska detaljer till mjuka värden som kommunikation mellan dig som kund och Polopoly som leverantör. Nedan kommer mina personliga åsikter kring detta.

Polopolys position och vägval

Under åren har Polopoly gått från att vara en mindre svensk leverantör som i huvudsak agerade på den svenska marknaden, till en internationell leverantör av större mått när de blev uppköpta av Atex. Detta har utan tvekan drabbat de redan befintliga kunderna som köpt och byggt vidare på core-produkten som inte alls har utvecklats i samma takt som Greenfield Times och Site Engine. Det är inte svårt att förstå att det finns pengar att hämta på nya kunder men när nu Polopoly har Atex i ryggen kan jag tycka att man borde kunna skapa en bättre dialog och tätare kontakt med sina befintliga kunder och de som tidigare kallades partners både i och utanför Sverige.

Detta vägval har gynnat de kunder som är i tidningsbranschen och som vill ha mer ”out of the box”-funktionalitet medan befintliga kunder som länge har byggt och utvecklat från Polopolys kärna blir förlorarna till följd av detta vägval.

Polopoly 10 

Gränssnittet: I och med att Polopoly 10 släpptes har möjligheten till att anpassa och rita om gränssnittet förenklats och vinnarna är så klart i första hand alla redaktörer som jobbar i plattformen men jag vill också slå ett slag för oss utvecklare som äntligen kan göra något bättre av upplevelsen med en rimligt arbetsinsats. När det gäller redaktörer och speciellt på stora siter där antalet är några hundra blir det snabbt en stor fördel när man kan sänka trösklarna för systemet och fokusera mer på innehållet. Bra jobbat!

Prestanda: Man har i Polopoly 10 också  jobbat en hel del för att snabba upp gränssnittet genom att kapa i ”turn around”-tider m.m. vilket har gjort att gränssnittet är betydligt snabbare och upplevelsen mer responsiv. Detta gör så klart att helhetsupplevelsen och flödet för redaktörerna får ett annat flyt.

Jag hoppas att de börjar snegla mot andra välanvända plattformar som exempelvis WordPress och liknande för tips och inspiration när det gäller interaktion och användbarhet.

Supporten 

Supporten var länge ett svart hål dit man mailade eller ringde och rapporterade allt ifrån mindre buggar till allvarliga fel men där feed backen lämnade en hel del att önska. Det tycker man idag har förbättrat avsevärt och kommit upp till en bra nivå. Dels har Atex / Polopoly börjat använd Jira som är ett ärendehanteringssystem där man kan följa sina ärenden från start till mål och själv fylla på med information som man kommer över under ärendets gång.

Man har också byggt på detta med en Confluence-instans där man har börjat byggt upp en knowledge base med best practicies och annan dokumentation som i och med detta blir lättillgänglig för utvecklare och systemdrift.

Partnerprogrammet

Jag har personligen träffat Polopolys partneransvarig några gånger då Atex / Polopoly själva har varit och visat upp sig på olika konferenser och pratat med honom kring hur partnerskapet fungerar och är tänkt att fungera i framtiden. Då sades det att Atex / Polopoly skulle ta kontakt med sina gamla partners och mer aktivt börja samarbeta. Nu är det två år sedan och jag har inte hört från något håll att partnerrelationerna upprätthålls som de gjorde tidigare. Säg till om jag har fel, det skulle bara göra mig glad om dialogen har kommit igång.

Partners får inte ut något av detta och Atex / Polopoly själva verkar inte vara intresserade.

Community och engagemang

polopolyforum.se: Här finns det mycket att vinna, lite att förlora men ändå är det så svårt att få igång aktivitet och utbyte av erfarenhet. Jag ska ransaka mig själv och Patrics roll här och först säga att vi har varit dåliga på att uppdatera både bloggen och forumet. Det beror mest på att vi under en längre tid har jobbat med helt andra saker men det är egentligen ursäkt. Nu är vi dock på tåget igen och tillsammans med duktiga kollegor håller vi som bäst på att uppgradera till Polopoly 10, integrera CK-edotorn med ett koncept innehållande blockelement byggt på ramverket Pluris.

Detta gör så klart att vi kommer hålla oss uppdaterade vad som händer och dela med oss av så mycket vi kan via forumet och bloggen.

Atex/Polopoly: Som många kanske vet har Polopolys produktansvarig, Anders Weijnitz flyttat till Tyskland (han jobbar fortfarande kvar för Atex/Polopoly) och under det sista mötet vi hade med honom var Peter Antman som är utvecklingsansvarig med för att ta över stafettpinnen för dessa möten. Det har tyvärr inte varit något möte sedan dess men jag ska inte bara skylla på Peter eftersom jag och Patric inte heller har jobbat för att få till stånd något möte. Vi hade vid sista mötet planer om att bilda en mindre grupp med aktiva utvecklare och engagerade människor för att ge möjlighet att se kommande funktionalitet i ett tidigt skede och komma feed back, kritik och önskemål. Vi får hoppas att detta kommer på banan i närtid.

Ur Atex/Polopolys synvinkel kan jag inte riktigt förstå varför man inte engagerar sig mer i att hålla igång och stötta en community som denna även om den inte är speciellt stor. Varje krona man lägger på ett sådant initiativ borde betala tio-faldigt tillbaka i form av nöjdare kunder, ökad förståelse, bättre informationsspridning och framför allt ”good will”. När jag säger krona menar jag inte bokstavligt talat pengar utan lite tid och resurser från supporten, utvecklare och ansvariga i olika led.

För att göra detta inlägg ännu bättre skulle jag verkligen uppskatta om du som läser även kommer med dina åsikter på vad du tycker är bra respektive vad man skulle kunna göra bättre utifrån Polopoly som produkt eller produktleverantör samt hur vi kan förbättra denna community. Bra förslag och kreativ kritik efterfrågas.

Polopoly lanserar version 10

Passa på att se nyheterna, låt dig inspireras av de senaste projekten och utbyt erfarenheter med kollegor. Välkommen till miniseminarium hos oss, och stanna gärna kvar efteråt på lite dryck och lättare förtäring.

Deltagandet är kostnadsfritt men det finns begränsat antal platser så det är först till kvarn.

Välkommen!

Stockholm onsdag 13/4

• Polopoly version 10 – Anders Weijnitz berättar om nyheter, visar Atex Tablet Publishing och går igenom roadmap.
• Kundcase 1: Petri Johansson berättar om Kanal75´s nya site och förväntningarna på Site Engine.
• Kundcase 2: Xlent berättar om projektet på IDG där man infört single sign on med Polopoly & Open ID.
• Polopolyforum – Från funtionalitet till produktivitet …och så ett frö för communityn. Niklas Olsson, en av grundarna till Polopolyforum, berättar.

Tid: onsdag 13 april kl. 16.00 – 18.00 Plats: Regeringsgatan 67, Stockholm OSA. Senast 6/4 till: berit.andersson@xlent.se

Helsingborg onsdag 27/4

• Polopoly version 10 – Anders Weijnitz berättar om nyheter, visar Atex Tablet Publishing och går igenom roadmap.
• Kundcase: Xlent berättar om Kanal 75/ATGs nya site samt om projektet på IDG där man infört single sign on med Polopoly & Open ID.
• Polopolyforum – Från funtionalitet till produktivitet.

Tid: onsdag 27 april kl. 16.00 – 18.00 Plats: Jakob Hansens Hus, Hästmöllegränd 5, Helsingborg OSA. Senast 20/4 till: berit.andersson@xlent.se

Sundsvall onsdag 4/5

• Polopoly version 10 – Anders Weijnitz berättar om nyheter, visar Atex Tablet Publishing och går igenom roadmap.
• Kundcase: Xlent berättar om Kanal 75/ATGs nya site samt om projektet på IDG där man infört single sign on med Polopoly & Open ID.
• Polopolyforum – Från funtionalitet till produktivitet.

Tid: onsdag 4 maj kl. 16.00 – 18.00 Plats: Universitetsallén 8, Sundsvall OSA. Senast 27/4 till: berit.andersson@xlent.se

Åter igen har vi träffat Polopoly för att få en uppdatering av vad som händer utvecklingsmässigt i plattformen. Denna gång var förutom Anders Weijnitz också Peter Antman med. Peter är utvecklingsansvarig och kommer ta över dessa möten ur Polopolys synvinkel då Anders har flyttat till Tyskland, Anders är dock fortfarande kvar på Polopoly.

Atexs reception, innan vår user group

Den finna planen sprack

I juni var planen att bli av med alla framset i redaktörsgränssnittet men p.g.a. bakåtkompatibilitet gick det inte eftersom widgets och mallar måste vara bakåtkompatibla. Vad som hände i somras var att man jobbade med det statiska konceptet vilket var:

Konceptet

• Strömlinjeforma redaktörsgränssnittet, man vill i så stor utstrckning som möjligt minska antalet klick som redaktörerna måste göra och på så sätt effektivisera redaktörernas processer. Ett exempel är att man kan skapa artiklar i färdigdefinierade kontexter (avdelning + malltyp). Save, Draft, Publish states, likt WordPress
• Man har också skapat en personaliserad navigationsmeny som innehåller det innehåll som man oftast använder som redaktör. Åter igen för att effektivisera för redaktörerna
• Clip board listor, d.v.s. en lista på saker man har klippt ut eller kopierat så att de finns snabbt tillgängliga när man jobbar med innehåll
• Inbox, man har tidigare haft svår att få överblick över vad som händer i systemet utan att den behöver kommunicera med andra redaktörer. Inboxen är ett realtidsflöde av artiklar som skapas vilket ger redaktören bra koll på vad andra gör i systemet. Detta gäller även om artiklar kommer från andra system.
• Skärmanpassning, detta så att man exempelvis kan jobba med flera artiklar bredvid varandra
• Sök mycket mer kraftfullt och centralt, previews av resurser, all sökning på siten sker nu i Solr, men söket i redaktörsgränssnittet är fortfarande kvar att flytta in i Solr. Många kunder har dock kod tätt skriven kod mot Lucence. så man kommer troligen ha en indexserver tillgänglig som man kan konfigurerar att starta om man behöver denna legacy
• Mycket mer drag ‘n’ drop funktionalitet
• Moderation applikationen har fått sig en ansiktslyftning med enklare lista av omoderarde inlägg med avslå/godkänn-knapp eller avslå/godkänn alla-knapp. Det är fortfarande bara manuellt, ingen automatik. Detta används knappt i Sverige, men nya kunder utomlands (Atexkunder) använder nästan alla artikelkommenterarer via Polopoly
• Greenfield Times (GT) har fått några uppdateringar så som CKEDitor för att redigera texter på utsidan. CKEDitorn ska ha bättre ajax stöd, så den får vi nog se mer av.
• Man har också gjort en hel del från version 9.16.1 för att snabba upp GUI-prestandan (över 40% snabbare) genom låshantering (roundtrips, cachetider, komprimering och sammanslagning av filer)

Power user grupp för tekniknära möten

Slutligen vill Anders och Peter (även vi på polopolyforum så klart) göra dessa möten mer tekniknära och få in flera användare, d.v.s. få till ett berdare möte med kunskapsöverföring och feed back kring Polopolyprodukten. Vi tänker oss att det även kan finnas inslag av blixttal (10 minuters presentationer) om något som man vill dela med sig av eller diskutera kring, ex. ”Hur fungerar Solr indikering i Polopoly”, ”Så här implementerade vi A/B testning” etc.

Jättekul tycker vi!

Därför vill vi nu slänga ut frågan om det finns intresserade (utvecklare/power users) där ute som vill vara med? Kontakta oss i så fall så vi kan ta det vidare till Polopoly för att anordna ett fösta möte.

Version 9.16.1 is a tuned version of 9.16.0 which contains a number of improvements that couldn’t be fitted in the regular fixpack format. Fixpacks are for bug fixes and minor enhancements. This release goes beyond that to form a minor release of it’s own. The major improvements in version 9.16.1 revolves around performance of the editorial GUI.

När din polopolyinstans växer och därmed källkodsträdet kan det vara bra att jämna mellanrum se över och ta bort eventuell kod som inte längre används. En del av detta är inputmallar som blir utdaterade med tiden. Jag tänkte därför tipsa om hur man kan ta bort gamla inputmallar som ligger och skräpar i systemet och det är några steg att hålla i huvudet.

Denna beskrivning är baserad på användandet av ramverket Pluris så alla detaljer kanske inte är relevanta för ditt projekt men principen bör framgå i alla fall.

Här följer en steg för steg beskrivning hur man tar bort en gammal inputmall:

1. Börja med att se till att inga instanser finns publicerade i någon contentlista. Det är också bra om man
   kan ta bort alla instanser av de mallar du ska ta bort. (dock ej nödvändigt)
2. Skapa därefter två nya policyklasser, en för artiklar och en för avdelningar som kommer att användas istället för de deprikerade.
   package se.kth.ite.cortina.policy.article;
import com.polopoly.cm.policy.ArticlePolicy;

/**
* This policy is used as policy for deprecated templates.
*/
   public class DeprecatedArticlePolicy extends ArticlePolicy {

   }

3. I template.xml, sätt policyn till DeprecatedArticlePolicy eller DeprecatedDepartmentPolicy
   beroende på om det är en artikel eller avdelning. och ta bort allt som inte längre behövs i mallfilen.
   Det går även att t.ex. skapa en DeprecatedContentPolicy som kan användas istället för båda ovanstående.
   <?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<template-definition version="1.0" xmlns="http://www.polopoly.com/polopoly/cm/app/xml">
<input-template name="it.article.coursesearch" label="template.article.coursesearch.label">
<policy>se.kth.ite.cortina.policy.article.DeprecatedArticlePolicy</policy>
<editor>se.kth.ite.cortina.widget.app.OLocalizedContentTopPolicyWidget</editor>
<viewer>se.kth.ite.cortina.widget.app.OLocalizedContentTopPolicyWidget</viewer>
</input-template>
</template-definition>
4. I content.xml sätt <entry mode="remove"> för att ta bort mallen ur avdelningen för mallar, på så sätt försvinner den ur alla mallistningar också.
   
<contentlist>
<!-- REMOVED DUE TO DEPRECATION -->
<entry mode="remove">
<metadata>
<referredContent>
<contentid>
<externalid>it.article.coursesearch</externalid>
</contentid>
</referredContent>
</metadata>
</entry>
</contentlist>
5. Ta bort controllern, init.xml och all annan kod som enbart dessa använder.Policyn ska vara kvar eftersom polopoly verkar fungera så att för att importera en befintlig mall så måste den gamla policyn finns kvar.
   Detsamma gäller förmodligen också eventuella widgets.
   Se också till att ta bort externalid från eventuella andra contentcreators och contentwrappers. Sök efter externalid för att vara säker.
6. Kör en deploy
7. Ta bort template.xml, content.xml, policyn och eventuella widgets samt dess dess katalog och andra spår av mallen

Klar!

REST integration, moderniserat redaktörsgränssnitt & bort med Indexsservern

polopopolyforum.se har träffat Atex Polopoly och fredagspratat med Anders Weijnitz. Vi summerade 2009 och pratade om vad Atex har i sin behovslista för i år. För oss som redan är kunder och har egna installationer som inte bygger på Greenfield Times, vilket jag antar är de flesta av oss i Sverige och Norge, så ser 2010 ut att bli ett bra år där fokuset ligger på kärnprodukten.

2009 var ett bra år för Atex med flera nya marknader och många nya kunder, däribland en del stora drakar som tyska Pro Sieben och norska Edda Media. Utvecklingen av Polopolys CMS präglades mest av förbättringar i Greenfield Times så att den skulle gå från att vara en enkel testsite till att kunna användas som en snabb väg till att få upp en produktionsduglig tidning i skarp drift med mycket ”out of the box”-funktionalitet. I detta ingick också förbättringar för ”Live Layout Management” och communitydelen.

Man började också med det första steget för att byta ut indexservern mot Solr så att sökindex ska kunna distribueras ut och bli mer rubusta. Hittills har man byggt in metadatasökning. Atex Textmining kom också som ett tillägg som innebär att man kan få förslag på taggning av artiklar utifrån det innehåll man har skapat.

Kort så har plattformen byggts om en del för att kuna skala bättre, man har lagt krut på bildgenerering där derivaten av bilderna skapas ”on demand” och ligger ute på frontarna och man har även börjat utveckla möjligheten att skapa plug-ins.

Vad ser vi i kikaren för 2010?

I år har Atex Polopoly tre områden de i första hand kommer fokusera på. Det är integration med api:er, en ansiktslyftning av det interna gui:t (redaktörsgränssnittet) samt att fortsätta utveckla Solr.

Integration med REST

En utbyggnad av REST-api:et kommer att göras där man skapar ett nytt semantiskt dokumentformat som inte är lika kopplat till datastrukturen. Detta medför att man enklare kommer kunna importera och exportera data mellan Polopoly och andra tjänster. Det kommer också via Atom Publishing-protokollet gå att prenumerera på ändringar där länken i atom är en länk till xml-dokumentet som nytt innehåll.

Polopoly ska bli en del av ett större metadatalager av repositories, där de ska bli mer oberoende för en publicist var han eller hon redigerar eller får information ifrån. Protokollet för att läsa och redigera innehåll kommer vara utbyggbart och ska också skiljas mer från hur polopolycontent-xml:en idag
ser ut. Semantik mellan format, title, ingress etc kommer Polopoly stödja via ett par fält redan från början.

Idag är det problem med xml-en. Om man ändrar sin indatamall så ändrar man xml-formatet för import och export också. I Greenfield Times kommer det finnas exempel på hur man bygger ”klistret” mellan det nya xml-formatet och policyn.

Ansiktslyftning för insidan, äntligen!

Äntligen tar man tag i redaktörsgränssnittet som alla redaktörer lever med i sitt dagliga jobb. Det har länge känts gammalt och utdaterat. Tanken här är att i första hand förenkla de vanligaste handgreppen och minska antalet klick för redaktören. Man kommer också att förbättra ajax-stödet, skapa nya teman samt göra det lättare att utveckla egna teman.

Anders pratade också om att insidan nödvändigtvis inte måste vara en mappning mot indatamallen som den är idag men mer information om detta kommer senare.

Slänga ut indexservern och Lucene och göra plats för Solr

Arbetet med att fasa ut indexservern fortsätter. Målet är att slänga ut den helt under året. Anders brottas dock fortfarande med hur man ska lösa det på det tekniska planet. Det är nog många av oss som har skrivt kod som är direkt kopplat mot indexserverns underliggande Lucenedokument, så det kan nog bli så att vi får refaktorisera lite i våra respektive kodträd. Men jag är nog inte ensam om att känna  glädje över att få göra just det, och kanske för sista gången behöva oroa mig för indexserverns single point of failure.

Oj, så var det här året redan över, det var 9 månader sedan vi startade polopolyforum och vi känner oss stolta att tillsammans med er ha fått till den platsen som vi alla saknat. Vi har naturligtvis mycket kvar att göra. Året har varit hektiskt för mig och Niklas, som båda varit pappalediga, och vi ser båda fram emot nästa år när vi kan lägga ytterligare mer tid på forumet och bloggen.

Vi skulle vilja passa på att tacka alla er som bidragit till forumet och kommenterat på bloggen. Vi vill också speciellt tacka Max Walter för hans gästartiklar, kul att få andras synvinklar på Polopoly. Niklas och jag skulle också vilja tacka alla er som kommit med positiva kommentarer och kreativ kritik för det vi gjort och gör, det värmer och ger oss energi för att fortsätta.

För 2010 har vi tänkt så här:
•    Fler aktiva användare i communityn
•    Ännu bättre samarbete med Atex Polopoly
- Mer aktivitet från supporten
- Status på önskad funktionalitet i forumet
- Använd denna kanal för att tips om bra funktionalitet
•    Gemensam utveckling av funktionalitet
•    Möjligen byta språk till engelska – polopolyforum.com?
•    Få in informatörer/webbredaktörer i forumet
•    Få ytterligare gästbloggare, det vore otroligt roligt.
•    Kom gärna med förslag och idéer!

Och naturligtvis fortsätta att vara ideella, oberoende och  öppna (utan inloggningar) och drivet av oss tillsammans.

God jul och gott nytt år önskar
Niklas och Patric

This is the last post (first and second post) about my experiences from my thesis and this time I will focus on how you as a developer can improve the user experience for your editors in the Polopoly Admin GUI. This is not only an initial problem when first implementing a web site in Polopoly, but also when developing and changing the implementation over time.

In my thesis several editorial staffs participated from different types of organizations and using different web content management systems (WCMS). Some of them had worked really hard to make the user experience as good as possible for the editors. Some had not done as well and they had often forgotten the most important aspect of software development: the users and, maybe more important, the tasks and activities of the users. This means all users and not only the boss or the people speaking out the loudest.

As mentioned in the last post, the initial user experience is based on the choice of web content management system as well as the provided guidelines of developing the editor’s user interface. After that, it is up to the implementers to implement the web content management system and make the user interface usable, efficient and effective. This is more important in a web content management system like Polopoly, than, for example, EpiServer or Sitecore.

Content is king and, therefore, the users producing the content must be gods. You have to know your users and how they work both outside and inside the web content management system. With very little effort, you can learn a lot. Ask them if you can observe what they are doing during an hour or two, or even better, a whole day. Do not focus on their opinions, but rather on their tasks and activities and how your knowledge about the features of the web content management system can support them.

When I observed different editorial staffs I found some general aspects that might help you to better understand your editors. First, editors are busy people with a lot to think about. Second, they are creative and they want the software system to support them to be creative. Third, they are organizers and, therefore, the software systems they use should support them to stay organized. Last, and maybe most important, they want to get things done. To summarize, the editors want web content management systems to make them more effective and efficient. That means supporting their activities as good as possible.

Besides understanding the users, knowledge about usability and interaction design is a self-evident tool in every developer’s toolbox. Usability and interaction design is not only important for the frontend user interface, but also for the backend user interface. If you feel that interaction design and user-centered design is not part of your toolbox yet, order Designing the obvious or Don’t make me think from your favorite bookstore. These are short books that you read in an evening or two and, most important, they are really funny and easy to read.

Last, two tips to think about when designing the Polopoly Admin GUI. When I observed editors using different implementations of Polopoly, they usually searched or browsed to find content in the left frame. Editors of different organizations had different information seeking behaviors. After you have identified the editors’ preferred method to find content, make it as efficient as possible to use it. Even if it might be hard to think, it is possible to improve the interaction design of that left frame more than you think.

Tabs are essential in the Polopoly Admin GUI on many levels. As mentioned before, you have to found out how your editors work with content to divide the content right. For example, if you observe that editors switch between two tabs in a content several times in a minute, it might be better to have all that information in one tab. In this case, scrolling with the mouse wheel is often faster. I you have ridiculous much scrolling, it might be better to divide the content into two or more tabs. Especially if you observe that some forms are not used as much. You have to observe and understand the users to make the right design decisions.

To conclude, try to design the Polopoly GUI for the 90% that will really be using the system and get out into the wild to learn more about them. If you try to adopt a 1-click mentality, you might be able to cut down on all those tabs and make the editors more pleased with the web content management system.

This is really just touching the surface of how to understand and designing the Polopoly Admin GUI as this had nothing really to do with my thesis. If you have other observations, please leave a comment below and share your insights of how you and your organization design your Polopoly Admin GUI.

If you want to learn more about how I conducted my thesis and more examples and solutions, read my thesis.

Max Walter is a soon- to-graduate computer science student at the Royal Institute of Technology that did his master thesis at Atex Polopoly. He is also working as a usability consultant at Metamatrix. During his studies he has written computer books for beginners and articles in Sweden’s largest computer magazine for advanced users, Datormagazin. Read more about him at LinkedIn, follow him on Twitter or read his online business card at http://2mw.se.

Image © iStockphoto